Réforme de la facturation électronique : la checklist pour être en règle

Modalités et calendrier : voici tout ce qu’il est essentiel de connaître pour aborder la généralisation de la facturation électronique, qui est programmée pour septembre 2026.

La réforme, initialement planifiée pour 2024, sera finalement mise en œuvre à partir de septembre 2026. Toutes les entreprises assujetties à la TVA, qu’il s’agisse de microentreprises ou de grands groupes, devront progressivement être prêtes à émettre et à recevoir des factures en format électronique. Avec cette réforme, l’État vise plusieurs objectifs : réduire la charge administrative des entreprises, améliorer son suivi en temps réel de leur activité, et lutter de manière plus efficace contre la fraude à la TVA. Quelles actions devez-vous entreprendre avant cette échéance ? Comment anticiper correctement cette transition ? Voici quelques éléments de réponse.

1. Vérifier si votre entreprise est concernée

Si votre société est établie en France et soumise à la TVA, elle sera probablement impactée par l’une (voire les deux) des obligations introduites par la réforme : le e-voicing (facturation électronique) et le e-reporting (transmission de données à l’administration). Votre statut juridique n’a aucune importance, comme le précise le site impots.gouv.fr : « [La réforme] concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, c’est-à-dire toutes les sociétés, peu importe leur chiffre d’affaires, leur forme juridique ou leur régime d’imposition, y compris celles bénéficiant de la franchise en base. Ainsi, les micro-entrepreneurs (ou auto-entrepreneurs) entrent également dans le champ d’application de la réforme. »

Voici deux obligations distinctes, qui ne s’appliquent pas de manière uniforme à toutes les entreprises, comme l’indique France Num :

• La facturation électronique : concerne les entreprises assujetties à la TVA, opérant en France et ayant une clientèle B2B.
• Le e-reporting : s’adresse aux entreprises soumises à la TVA ayant une clientèle de particuliers « et/ou réalisant des opérations à l’étranger ».

2. S’informer sur le calendrier d’application

En décembre 2023, l’article 91 de la loi de finances pour 2024 a établi un nouveau calendrier pour la mise en œuvre de la réforme. Concrètement, celle-ci se déroulera en deux phases :

• À partir du 1er septembre 2026 : toutes les entreprises – TPE, PME, ETI, microentreprises et grandes sociétés – devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les ETI et grandes entreprises auront également l’obligation d’émettre leurs factures en format électronique et de réaliser un e-reporting, si cela s’applique.
• À partir du 1er septembre 2027 : les microentreprises, TPE et PME devront commencer à émettre leurs factures en format électronique. Elles devront aussi, si concernées par l’obligation de e-reporting, transmettre les données à l’administration fiscale.

3. Comprendre les changements pour vos factures

En résumé, il ne sera plus possible de créer une facture au format PDF puis de l’envoyer par email. Désormais, ces documents devront respecter plusieurs normes (notamment en ce qui concerne les mentions légales ou le format), puis passer par une plateforme de dématérialisation partenaire, qui s’occupera de vérifier leur conformité et d’assurer la transmission des données à l’administration fiscale.

Trois formats structurés seront homologués :

• Universal Business Language (UBL),
• Factur-X (format combinant un fichier de données structuré au format XML et un fichier PDF),
• Cross Industry Voice (CII).

Par ailleurs, quatre nouvelles mentions viendront s’ajouter aux informations déjà obligatoires sur vos factures :

• Numéro SIREN de l’acheteur,
• Nature de l’opération (vente de biens ou prestation de services),
• Adresse de livraison ou lieu d’exécution de la prestation, « si elle diffère de l’adresse du client »,
• Paiement de la TVA sur la base des débits, si le prestataire a opté pour ce régime.

Pour faciliter vos démarches, il pourrait être utile d’utiliser un outil de facturation électronique. Ces outils, généralement payants ou en modèle freemium, vous permettent de concevoir des documents comptables à partir de modèles intégrant toutes les mentions légales requises. Ils proposent aussi des fonctionnalités pour le suivi des factures et devis, ainsi que pour l’automatisation de certains processus, tout en assurant une veille réglementaire continue.

4. Choisir une plateforme de dématérialisation

Pour émettre et recevoir des factures électroniques en conformité, les entreprises devront faire appel à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), un intermédiaire agréé par l’administration fiscale. Cette plateforme sera chargée de transmettre les données à l’administration et de vérifier leur conformité. À l’origine, l’État prévoyait le lancement d’un portail public pour gérer le transit des factures, mais ce projet a récemment été abandonné, selon Le Parisien. Actuellement, d’après Qonto, qui a élaboré un guide pratique validé par France Num, le portail public de facturation (PPF) se concentrera plutôt sur « la création d’un annuaire centralisé des entreprises et de leur PDP ainsi que sur la transmission des données fiscales à l’administration ». À ce jour, plus de 80 plateformes de dématérialisation partenaire ont reçu un agrément « sous réserve » de l’administration fiscale, incluant plusieurs outils de facturation mentionnés ci-dessus. Ces intermédiaires devraient être définitivement validés d’ici la fin de l’année 2025. La liste complète peut être consultée à cette adresse.